Privacy- en klachtenbeleid

Privacy

De MDHG vindt uw privacy en de bescherming van uw persoonsgegevens erg belangrijk. De MDHG volgt daarom de geldende wet- en regelgeving waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dat betekent het volgende:

• Wij gebruiken uw persoonsgegevens alleen voor het doel waarvoor u deze aan de MDHG heeft gegeven.
• Wij verzamelen alleen gegevens die wij nodig hebben.
• Wij vragen u om toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
• U kunt te allen tijde uw gegevens opvragen, wijzigen of laten verwijderen.
• Wij zorgen ervoor dat uw persoonsgegevens veilig opgeslagen worden en dat alleen de medewerkers toegang hebben tot uw gegevens, die toegang moeten hebben om hun werk te kunnen uitvoeren. Er zijn speciale veiligheidsmaatregelen genomen voor gevoelige (bij uitzondering bijzondere) persoonsgegevens.
• De MDHG zal uw persoonlijke gegevens niet zonder toestemming met derden delen. Met uitzondering van levensbedreigende situaties.

Wat doet de MDHG met uw gegevens?

Uw persoonsgegevens worden voor de volgende redenen opgeslagen:

• Wanneer u met een ondersteuningsvraag bij de MDHG komt, maken wij (wanneer sprake is van toestemming) een digitaal dossier (wanneer gewenst ook hardcopy) aan.
• Wij vragen u, alleen wanneer nodig, naar gegevens zoals naam, geboortedatum, telefoonnummer, email, postadres en betrokken hulpverlening. Wanneer relevant voor uw ondersteuningsvraag, zal u ook gevraagd worden om gevoelige persoonsgegevens.
• Uw persoonsgegevens worden gebruikt ter ondersteuning van uw ondersteuningsvraag. Dit om zo efficiënt mogelijk met u aan de slag te kunnen gaan.
• Uw gegevens zullen verwerkt worden in de cijfers van MDHG. Deze cijfers zijn nodig voor de aanvraag van subsidie. Dit gaat echter alleen over de acties die ondernomen zijn m.b.t. uw ondersteuningsvraag en niet over uw persoonsgegevens. Uw naam en gegevens zullen niet voor anderen doeleinden gebruikt worden.
• Het volledige Register van Verwerkingsactiviteiten en Privacy Beleid kunt u te allen tijde inzien op kantoor.

Uw gegevens delen met andere partijen

De MDHG zal uw gegevens niet met derden delen, behalve wanneer dit wettelijk nodig is en/of met uw toestemming.

Bewaartermijn

De MDHG bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig. U heeft de mogelijkheid om specifieke bewaartermijnen in te zien in het Register Verwerkingsactiviteit van de MDHG.

Uw rechten

Op grond van de wet heeft u diverse rechten. We zetten deze rechten voor u op een rijtje.

• Inzagerecht

U heeft het recht de door de MDHG verwerkte persoonsgegevens in te zien.

• Correctie- en verwijderingsrecht

U heeft het recht gegevens te laten wijzigen of zelfs verwijderen indien de gegevens niet (langer) juist zijn, of indien de verwerking niet langer mag.

• Recht van bezwaar

Het recht van bezwaar houdt in dat u in een bepaalde situatie bezwaar kunt maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.

• Recht op het intrekken van toestemming

U heeft op elk moment het recht een eenmaal gegeven toestemming in te trekken. Wij zullen dan meteen stoppen met het gebruik van gegevens.

Klachtenbeleid

De MDHG maakt gebruik van een vertrouwenspersoon waar eenieder altijd naar toe kan.

Indienen van een klacht

Het kan voorkomen dat je te maken hebt met situaties of omstandigheden met de MDHG waar je niet tevreden over bent. Je kunt dit in eerste instantie bespreken met de medewerker waarover je ontevreden bent of met een van de andere medewerkers. Deze medewerker zal je klacht oppakken en een afspraak maken met de directeur.

Wanneer het niet mogelijk is of het voelt niet goed om met je klacht naar een van de medewerkers te gaan, kan je terecht bij de directeur of bij de vertrouwenspersoon.

Behandeling

Na melding van een klacht zal er zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen twee weken, een gesprek worden ingepland met de directeur. Tijdens dit gesprek wordt gekeken of er eventueel afspraken gemaakt kunnen worden. De getroffen afspraken zullen genoteerd worden en ondertekend. Melding van de klacht wordt geregistreerd door de preventiemedewerker. Wanneer de klacht voor beide partijen als ‘opgelost’ wordt beschouwd, wordt de klacht afgerond. Wanneer dit niet het geval is, kan er een formele klachtenprocedure worden opgestart.

Formele klachtenprocedure

Mocht je nog steeds ontevreden zijn, kan je binnen een maand na bovenstaande werkwijze, je klacht schriftelijk indienen bij de klachtencommissie. Dit kun je doen door een volledige omschrijving van je klacht in te dienen. Via klachten@mdhg.nl. Vermeld hierin duidelijk dat het gaat om een klacht, je naam, adres, telefoonnummer en mailadres zodat de commissie een goede terugkoppeling kan geven.

Je zal binnen vijf werkdagen op de hoogte worden gebracht van de ontvangst van je klacht. De commissie onderzoekt de klacht en horen de betrokkenen. Vervolgens dienen zij binnen zes weken tot een oordeel te komen en advies te geven.

De klachtencommissie zal monitoren of de beslissing juist wordt teruggekoppeld en uitgevoerd. Wanneer de klacht voor beide partijen als ‘opgelost’ wordt beschouwd wordt de klacht afgerond.

Tot slot

Indien je nog vragen hebt, kun je terecht bij de medewerkers van de MDHG via 020-6244775.

Klachtencommissie

Een klachtencommissie doet onderzoek naar ingekomen klachten en beoordeelt die. De klachtencommissie van de MDHG bestaat uit Ineke Baas en Matthew Fries.

Vertrouwenspersoon

De MDHG heeft een vertrouwenspersoon gevraagd om zowel medewerkers als leden bij te staan bij bijvoorbeeld klachten en/of meldingen over bijvoorbeeld agressie, geweld, seksuele intimidatie, privacy schending, pesten en discriminatie. De vertrouwenspersoon is er om te luisteren, ondersteunen en adviseren.

Aangestelde vertrouwenspersoon                              Mark Lieshout